Schoonmaakbedrijf de Kroon

Publicatienummer september 2010

Schoonmaakbedrijf de Kroon over administratiesoftware:

'CleanVision heeft zichzelf onmisbaar gemaakt'

UTRECHT – Het actuele bestand van De Kroon Service en Schoonmaak in Utrecht bestaat uit zo’n zevenhonderd objecten. Het gaat voornamelijk om kantoor- en bedrijfspanden die schoon worden gehouden door ruim vijfhonderd medewerkers. Om dat raderwerk elke dag soepel te laten draaien, is een ordelijke administratie minstens zo belangrijk als het schoonmaken zelf. Het automatiseringspakket CleanVision van Twee- Pi-Er blijkt een waardevolle ondersteuning. Een kijkje achter de schermen bij Esther Kop, hoofd administratie bij De Kroon.

Enthousiast zit ze achter haar twee beeldschermen om in een paar muisklikken allerlei onderdelen tevoorschijn te toveren, van takenoverzichten en verzuimregistratie tot leveringsbonnen van schoonmaakmiddelen. ‘Het fijne van CleanVision is dat ik overal op kan navigeren binnen hetzelfde systeem. Kijk, met één druk op de knop heb ik het overzicht van een project in beeld. Het is bovendien een zelfvoorzienend systeem. Maandrapportages draai ik uit en gevoelsmatig loop ik er nog even snel doorheen, maar in principe zijn ze kant-en-klaar voor de directie. CleanVision heeft zichzelf echt onmisbaar gemaakt.’

Eén database
De administratie van De Kroon werkt al zes jaar met CleanVision, al maakten eerst alleen de onderdelen Glasbewassing en Specialistisch er gebruik van. De grootste pijler - het schoonmaken van kantoren - draaide nog op een ander systeem. Per 2010 is de overstap gemaakt. ‘Daar kun je lang tegenaan hikken, omdat zo'n overgang even heel intensief is', stelt Kop. ‘Maar het is de investering meer dan waard. Alle ondersteunende afdelingen werken er mee: de financiële administratie, de planners, het bedrijfsbureau, verkoop en inkoop, het magazijn en zelfs de receptionisten. De afdelingen gebruiken wat ze nodig hebben, want in CleanVision is alles voorhanden. Voorheen ontstonden soms fouten doordat iedereen eigen lijsten en methoden had; nu werken we allemaal vanuit dezelfde database.'

Elkaar begrijpen
De basis van CleanVision is het standaard pakket Navision. Informatiseringspecialist Twee-Pi-Er uit Harlingen ontwerpt op basis van Navision branchespecifieke modules, zoals het systeem voor de schoonmaakbranche. ‘Het fijne is dat ze ons oude systeem als uitgangspunt hebben genomen', vertelt Kop. ‘Alleen dan beter, uitgebreider, sneller en gebruikersvriendelijker. Door de jarenlange samenwerking begrijpen we elkaar inmiddels in een paar woorden. Dat werkt prettig. Als ik wensen heb of er doet zich een probleem voor, dan bel ik met Harlingen en vaak is het binnen een dag geregeld. Bovendien heeft Twee-Pi-Er ons goed ingewerkt in het gebruik. Als je eenmaal weet hoe Clean- Vision werkt, kun je er alle kanten mee op.'

Meer potentie
‘Prettig is dat het pakket nog meer potentie heeft. In de basis zitten veel extra mogelijkheden die je later nog kunt inrichten. Dit jaar willen we verder uitbreiden. We gebruiken CleanVision nu als basis voor onder meer facturering, urenverantwoording, levering van schoonmaakmiddelen, verzuimregistratie en taakcontroles. Een wens voor de toekomst is koppeling met een inchecksysteem per object, waar medewerkers met een tag inloggen. Die automatische tijdregistratie is vooral handig voor de kantoren waar we na sluitingstijd komen en waar geen alarmsysteem is dat aankomst- en vertrektijden opslaat.'